Aktiviteler ve Hizmetlerimiz
6698 KVKK Aydınlatma Metni Foça'da Gezilmesi Gereken Yerler Foklar Diyarı Foça Evcil Hayvan Dostu Otel Eski Foça Köyleri Foça Rent A Car Foça Taş Evleri Foça Tekne Turu Eski Foça6698 KVKK Aydınlatma Metni
Yayımlanma Tarihi: 12/09/2023
FOÇA ENSAR HOTEL
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA BİLDİRİMİ
Değerli Misafirimiz;
Kişisel verilerin korunması kapsamında hazırlanan bu aydınlatma bildirimi aşağıda şirket unvanı ve otel ismi verilen şirketimiz ve otelimiz genelinde uygulanmakta olan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde genel aydınlatma bildirimidir.
Otelimiz;
FOÇA ENSAR HOTEL
Bundan böyle otel ve şirketimiz, "FOÇA ENSAR HOTEL" veya "Otel"olarak anılacaktır.
Foça Ensar Hotel ailesi olarak kişisel verilerinizin korunmasına büyük önem vermekteyiz. Bu kapsamda kişisel verilerinizi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca "Veri Sorumlusu" sıfatıyla, aşağıda belirtilen amaçlar ve sınırlar kapsamında işlemekte ve buna uygun gerekli idari ve teknik tedbirleri almaya son derece özen göstermekteyiz. Bu sebeple işbu "Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Bildirimi vasıtasıyla kişisel verilerinizi işleme süreçlerimiz ve KVK kanunu çerçevesinde siz değerli misafir ve ziyaretçilerimizin 6698 sayılı kanunda ve GDPR regülasyonundan doğan haklarınız hakkında sizleri bilgilendirmek isteriz.
1. İşlediğimiz Kişisel Verileriniz
Foça Ensar Hotel müşterisi olan sizler ve/veya aile üyeleriniz hakkında aşağıdaki gibi bilgiler istememiz gerekecektir:
• Kimlik bilgileri (örneğin ad-soyad, T.C. kimlik numarası, Pasaport Numarası gibi).
• İletişim bilgileri (örneğin telefon numarası, e-posta adresi, İletişim Adresiniz gibi).
• Kişisel bilgiler (örneğin doğum tarihi, uyruk).
• Çocuklarınıza ilişkin bilgiler (örneğin adı, doğum tarihi, yaşı).
• Kredi kartı numaranız (banka tahsilat işlemi ve rezervasyon amaçları için).
• Otele Varış ve Otele çıkış tarihleriniz.
• Tercihleriniz ve ilgi alanlarınız (örneğin sigara içilen/içilmeyen oda, tercih edilen kat, yatak takımı türü, gazete/dergi türü, spor, kültürel ilgi alanları)
• Kuruluşumuzda konaklarken veya konakladıktan sonra sorularınız/yorumlarınız.
• Size daha iyi hizmet verebilmemiz, sağlığınızı gözetmemiz ve spor komplekslerimizi kullanabilmeniz amacı ile işlemek zorunda olduğumuz hassas nitelikteki sağlık verileri (örneğin kan grubu, geçirilen hastalıklar, alerjen durumlar, Spor aktivitelerine engel olacak rahatsızlığınızın bulunup bulunmadığı vb.) 18 yaşından küçük kişiler hakkında toplanan bilgiler ad, uyruk ve doğum tarihiyle sınırlıdır ve bu bilgiler bize yalnızca bir yetişkin tarafından verilebilir. (Metin içerisinde yukarıda sayılı verilerin hepsi birlikte "Kişisel Veri" olarak anılacaktır.)
2. Kişisel Verilerinizin Elde Edilme Zamanı
Kişisel veriler, aşağıdakiler dâhil çeşitli durumlarda toplanabilir:
1. Otel aktiviteleri:
• Oda rezervasyonu.
• Otele giriş ve ödeme.
• Otele Varış ve Otele çıkış tarihleriniz.
• Bir konaklama sırasında otel barında veya restoranında yeme/içme.
• İstekler, şikâyetler ve/veya anlaşmazlıklar.
• Rezervasyonlarınız ( Düğün, Toplantı ve Diğer Organizasyonlarda ).
• Öneri ve anket formlarında.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde kişisel verilerin işlenmesi kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.
- Pazarlama programlarına veya etkinliklerine katılım:
• Müşteri anketlerine katılma (örneğin Konuk Memnuniyeti Anketi)
• E-posta üzerinden teklif ve promosyonlar almak için bültenlere abone olma.
- Üçüncü taraflardan bilgi iletimi:
• Tur operatörleri, seyahat acenteleri, GDS rezervasyon sistemleri ve diğerleri üzerinden yaptığınız rezervasyonlar aracılığı ile tesislerimize iletilen bilgiler.
- İnternet aktiviteleri:
• Foça Ensar Hotel web sitelerine bağlantı (IP adresleri, tanımlama bilgileri)
• Online formlar (online rezervasyon, anketler, sosyal ağlardaki Foça Ensar Hotel sayfaları, Facebook oturum açma vb. gibi ağ üzerinden oturum açma sistemleri).
Kişisel Verilerinizin İşlenme Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Otelimizde konaklama ve otel tesisleri içerisinde sunulan hizmet süreçlerinin gerekliliklerinin ifa edilmesi kapsamında Bildiri’min 3. maddesinde belirtilen amaçlar çerçevesinde, konaklama ve diğer hizmet süreçlerinin yürütülebilmesi ve/veya Otel'in yasal yükümlülükleri dahil tüm yükümlülüklerinin ifa edilebilmesi adına Kişisel Verileriniz aşağıdaki yöntem ve vasıtalar ile Otel'in ilgili departmanları ve yetkili diğer departmanlar tarafından otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilmektedir ve işlenebilmektedir:
• Şahsen Başvurularınızda elden, Otel'e ait web siteleri vasıtasıyla, elektronik postayla, postayla, referanslar aracılığıyla veya Otel'in çalıştığı çözüm ortakları ve tedarikçiler (Örneğin seyahat acenteleri, tur şirketleri, rezervasyon siteleri) ve/veya internet siteleri, sosyal medya hesapları aracılığı ile.
• Farklı şekillerde (yüz yüze, telefon, telekonferans, video konferans, faks vb) yapılabilecek görüşmeler sırasında edinilen bilgiler ile. Kişisel verileriniz; 6698 Sayılı Kanun'un 5. Maddesinde yer alan aşağıdaki hukuki sebeplerle işlenmektedir;
- Açık rızanızın bulunması,
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
III. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızanızı açıklayamayacak durumda olmanız halinde veya rızanıza hukuki geçerlilik tanınmayan sizin yahut bir başkasının hayat veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla ilgili olarak kişisel veri işlenmesi,
- Hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
VII. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,,
VIII. Sizlerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek ve açık rızanız alınmak kaydıyla, meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması,
Özel Nitelikteki Sağlık Verileriniz açık rızanıza bağlı olarak veya Kanun'un 6. Maddesinde sayılı şartların gerçekleşmesi halinde işlenmektedir. Kişisel verileriniz; 1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu, Vergi Usul Kanunu, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili diğer yasal mevzuatlar uyarınca işlenmektedir. Foça Ensar Hotel Kişisel Verilerinizin işlenmesinde Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, AB veri koruma mevzuatları ( GDPR ) ve KVKK başta olmak üzere ilgili yasal mevzuatta belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmaktadır.
3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerinizin İşlenmesi
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri "özel nitelikli" olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek - vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. Otelimiz özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi bakımından Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 6. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmekte ve bu verilerin korunmasında hassasiyetle davranmaktadır.
Foça Ensar Hotel ailesi olarak özel nitelikli kişisel verilerinizi, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na uygun bir biçimde aşağıdaki durumlarda işlemektedir:
1. Açık Rızanızın Bulunması Durumunda
İçinde bulunduğunuz şartları Otelimiz ile paylaşarak kendinize özelleştirilmiş hizmet talep edebilmekte ve bu amaçla özel nitelikli verilerinizi paylaşabilmektesiniz. (Örneğin boyun fıtığı nedeniyle ince yastık istenmesi, kalp rahatsızlığı nedeniyle giriş katta oda talep edilmesi, fıstık alerjisi nedeniyle kuruyemiş içermeyen tatlı hazırlamamızı talep edilmesi, gluten alerjisi nedeniyle glütensiz yemeklerin servis edilmesi, ve tesiste sunulan hizmetlerden faydalanmak için gerekli olan sağlık koşullarını sağlayıp sağlamadığınıza dair karar verilebilmesi amacı ile ilgili spor aktivitesi hizmetlerinden yararlanmanıza engel olacak bir rahatsızlığınızın bulunup bulunmadığına dair verdiğiniz sağlık bilgileriniz vb.).
Otelimiz içerisinde açık rızanız ile alınan bu sağlık bilgileri hizmet aldığınız tesis içerisinde sadece sorumlularının görmesi sağlanacak şekilde kurum içerisinde dahi sınırlandırılmıştır. Sizlerin özel nitelikli verilerini paylaşarak tanımladığınız ihtiyaçlarınıza yönelik özelleştirilmiş hizmet sunabilmemiz ve sizlerin bu ihtiyaçlarınızı gelecekte de hatırlayarak tekrar aynı hizmetleri sunabilmemiz için Otelimiz, özel nitelikli verilerinizi ancak ilgili açık rızanızı alarak ve sadece toplama amacına hizmet etmesi için işleyecektir. Özel nitelikli sağlık verileriniz ve diğer tercihleriniz ile ilgili özel nitelikli verileriniz kurum içi hizmetin sağlanması ve aldığınız hizmet doğrultusunda siz değerli misafirlerimizin hayati risk oluşturacak faktörlerin en aza düşürülmesi amacı ile kurum içerisinde sadece hizmeti sağalacak personelimiz ile sınırlı şekilde paylaşılmaktadır. Özel nitelikli bu verileriniz kurum içi diğer çalışanlarımız veya 3. Taraflar ile asla paylaşılmaz. Özel nitelikli bu verilerin korunması amacı ile gerekli tüm idari ve teknik önlemler alınarak ciddiyet ve hassasiyet ile verilerin korumasına özen gösterilmektedir.
2. Açık Rızanızın Bulunmaması Durumunda
Hassas nitelikteki sağlık verileriniz dışındaki özel nitelikli kişisel verileriniz sadece kanunlarda öngörülen hallerde işlenebilmektedir. Sağlığınızla ilgili hassas nitelikli özel kişisel verileriniz ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir. Bunun dışında açık rızanız alınmadan sağlık verileriniz ancak açık rızanızın alınmayacağı durumlarda ( Kaza geçirmeniz, Açık rızanızı beyan edemeyecek düzeyde hastalanmanız, acil tıbbi müdahale gerektiren durumlarda ) sadece sağlık kuruluşları ile paylaşılabilmektedir.
4. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz Otelimizin güvenliğinin tesisi ve Otelimiz tarafından ziyaretçilerimize ve misafirlerimize sunulmuş olan hizmetlerimizden faydalanmanız, Otelimiz erişim kayıtlarının yönetimi, kanun ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amacı ile 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve kurumumuzun kanunlar ile belirlenen yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacı ile aşağıda detaylandırdığımız amaçlar ile işlenmektedir.
1. Müşterilerimize karşı yükümlülüklerimizi yerine getirmek.
2. Oda rezervasyonlarını ve konaklama isteklerini yönetmek:
• Yasal belgeleri muhasebe standartlarına uygun bir şekilde oluşturmak, Faturalama hizmetlerini yönetmek ve saklamak.
Otel konaklamanızı yönetmek:
• Hizmet kullanımlarınızı izlemek (telefon, bar, ödemeli TV vb.)
• Odalara erişimi yönetmek.
• Oteldeki konaklamaları sırasında uygunsuz davranışlarda bulunan müşterilere yönelik listelerin iç yönetimi (agresif ve antisosyal davranışlar, otel sözleşmesine uyulmaması, güvenlik düzenlemelerine uyulmaması, hırsızlık, hasar veya ödemeyle ilgili olaylar).
• Pazarlama faaliyetleri gerçekleştirmek, markalarımızı tanıtmak.
• İhtiyaçlarınızı daha iyi karşılamak için ürünlerimizi ve hizmetlerimizi uyarlamak ve geliştirme.
• Size gönderdiğimiz ticari teklifleri ve promosyon mesajlarını özelleştirmek.
• Açık rızanızın olduğu durumlarda Foça Ensar Hotel ve bağlı kuruluşları tarafından oluşturulan özel teklifler ve yeni hizmetler hakkında sizi bilgilendirmek.
• Konaklama öncesinde, sırasında ve sonrasında müşterilerle olan ilişkilerimizi yönetmek.
• Hedeflenen iletişimleri göndermek amacıyla rezervasyon geçmişine ve müşterilerin seyahat tercihlerine dayalı olarak segmentasyon işlemlerini gerçekleştirmek.
• İstatistik ve ticari puanlar geliştirmek ve raporlama gerçekleştirmek.
• Yeni veya eski müşterilerin tercihlerini bilmek ve kişiselleştirilmiş hizmet sunmak.
• Açık rızanızın olduğu durumlarda size bültenler, promosyonlar ve turizm, otel veya hizmet teklifleri göndermek veya sizinle telefondan iletişime geçmek.
• Bülten, promosyon, turizm teklifleri ve memnuniyet anketleri aboneliğinden çıkma isteklerini yönetme.
• İtiraz etme hakkını dikkate almak ve itiraz süreçlerini yönetmek.
• Söz konusu oteli etkileyen ciddi olayların (doğal felaketler vb.) gerçekleşmesi halinde Otelimizde kalan kişileri aramak için özel telefon hizmetlerinden yararlanmak.
• Anket yapmak ve anket ile müşteri yorumlarını analiz etmek.
• İddiaları/şikayetleri yönetmek.
• Özellikle aşağıdaki alanlarda Otelimizin web siteleri kullanımınızı güvence altına almak ve geliştirmek:
• Gezinmeyi geliştirmek.
• Güvenlik ve sahtekârlık önleme sistemleri uygulamak.
• 1774 Sayılı Kimlik Bilgilendirme kanunu çerçevesindeki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi.
• İlgili diğer mevzuatların getirdiği yükümlülükleri yerine getirmek. (örneğin İSG Faaliyetleri, Vergi usul Kanunu Yükümlülükleri vb.)
Bunun dışında kişisel verilerinizin işlenmesindeki en temel amaç sizleri daha iyi ağırlamak ve siz değerli misafirlerimizin hizmetlerimizden daha fazla ve kesintisiz olarak yararlanmasıdır.
5. Kişisel Verilerinizin Yurtiçi veya Yurtdışı Aktarımı
Otel bünyesinde hizmetlerin sağlanması amacıyla Kişisel verilerinize Foça Ensar Hotel ve iştirakleri tarafından erişilebilmekte, kişisel verileriniz gerektiği zaman bu şirketlere aktarılmaktadır.
Kişisel verileriniz, yurtiçinde ve yurtdışında bulunan depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği (sunucu, hosting, bulut bilişim gibi) hizmet veren kuruluşlar, işbirliği yapılan ve/veya hizmet alınan fina